ARCHIVACE, SKARTACE DOKUMENTŮ

Archivace, skartace dokumentů může být otázkou někdy pěti minut


Archivace dokumentů


Archivace dokumentů je důležitý prvek administrativy, se kterým se potýká většina firem, které se do kontaktu s dokumenty dostávají – jsou to shodou okolností všechny firmy, které něco kupují, nebo naopak vyrábějí. Aby bylo všechno z pohledu účetnictví v pořádku, musí se na každý vyexpedovaný nebo přijatý kus zboží udělat evidence, která se pochopitelně zapisuje na papír. Když každý den přijmete a odešlete například sto produktů, papíry se hezky hromadí a nastává onen problém, se kterým se potkává většina majitelů firem.

 

Archivace dokumentů může být otázkou několika minut a někdy například půl roku. Ano, i to může nastat, pokud si své archivované věci nedržíte pod palcem a denně je neevidujete. A představte si situaci, která se stává prakticky dnes a denně – archivace dat.

 

Ve své firmě máte několik tisíc zaměstnanců, provádíte transakce a vše je zaznamenáno na papíře, nebo v počítači. Tedy dříve bylo vše na papíře, dnes je to většinou v počítači. Archivace dokumentů není nikdy žádná sranda, jelikož potřebujete prostory, kde většinou i tuny papíru musíte uskladnit, ale sklady m usí být zajisté vybaveny bezpečnostní technikou, musejí splňovat určité hygienické normy, aby nedocházelo například poškození a plesnivění dokumentů, které jsou ve skladu uložené – což je opravdu nežádoucí jev. Sklady jsou v dnešní době poměrně hodně finančně nákladné a jejich pronajmutí je opět v řádech desetitisíců měsíčně, což není opravdu málo.

 

Sami tedy musíte zvážit, zda se vyplatí investovat peníze do nového personálu, který se bude o prostory starat, dále o samotný pronájem a další výdaje, které jsou s ním spojeny. To jsou poměrně vysoké částky, které musíte pravidelně odvádět každý měsíc, což je opravdu nevýhodné.

 

 

Raději kontaktujte společnost REISSWOLF, která se archivací dokumentů zabývá již několik let. Jedná se o společnost, která nedělá pouze archivaci, ale také skartaci dokumentů, které ji uložíte. Archivace dat probíhá proškoleným a profesionálním personálem, který je maximálně bezpečný, ale také ochotný Vám vyjít v každém směru vstříc. Nemusíte mít tedy sebemenší strach se sdělením problému, který například naskytl a nějakým způsobem narušuje Vaše soukromí. Firma REISSWOLF je maximálně seriózní a všechny problémy řeší prakticky ihned, kdy nastanou.

 

Archivace dokumentů musí probíhat s určitým řádem, který bude pravidelný a hlavně dobře zapamatovatelný. Je tedy zcela vyloučeno, že budete pouze dokumenty lidově řečeno skládat na sebe a o nic jiného se nestarat. Společnost REISSWOLF archivaci Vašich dokumentů provádí pod předem danými pravidly, aby nedocházelo k jejich narušení, ale také následně k rychlému a zpětnému dohledání. Představte si, že dáte společnosti pro archivaci jednu tunu papíru a následně potřebujete dokument a příkladným označením XV33F89, na které je smlouva, kterou si nutně potřebujte okopírovat.

 

Když si budete zajišťovat archivaci sami, bude nález přesně tohoto dokumentu trvat několik hodin, možná i dnů. V archivaci nebylo nikdy tak nic jednouchého, jako je právě teď. Vše má svůj předem daný pořádek a nic nemusíte prakticky hledat. Všechno pouze nacvakáte do počítače a přesné uložení hledaného dokumentu se Vám zobrazí na monitoru Vašeho počítače. Prakticky vše je bez práce a vy jsme maximálně osvobozen od chození po skladě a hledání dokumentu, který potřebujete.

 

Tip
Skartace dokumentů je velmi využívaná služba, která firma REISSWOLF provádí. Představte si, že máte například na skladě tuny papírů, které nepotřebujete. Nejlepší by bylo je spálit – vy jako majitel firmy, která vlastní tuny zbytečného papíru kontaktujete pracovníky REISSWOLF, kteří neváhají, přijedou si pro dané papíry, naloží je a zbytek je již v jejich režii, pokračujte dále na archivace, skartace dokumentů
Skartace dokumentů

Situaci, kdy budete potřebovat dokumenty uložit, tedy archivovat jsme si ukázali, ale co se skartací dokumentů? I tato možnost je nabízena společností REISSWOLF, která má kořeny prakticky po celé Evropě. Její klienti jsou například z Velké Británie, Švédska, ale také Portugalska a Španělska – sami tedy vidíte o jakou prestižní společnost se jedná. Spolupráce s touto společností je opravdu osobitá a maximálně vstřícná, což je v dnešní době poměrně vzácné a ojedinělé.

 

Skartace dokumentů je jedna z dalších činností, které jsou společností REISSWOLF prováděny. Jedná se o kompletní zničení dokumentů, které společnosti předložíte. Skartace je prováděna ve velkých zařízeních, které jsou přímo pro skartaci určeny. Zapomeňte tedy na staré a malinké skartovače, které máte například u svého pracovního stolu ve své kanceláři. To je zcela vyloučeno – skartace několika tisíc dokumentů vy zde trvala týden, možná dva. Ale společnost ReissW olf je daleko efektivnější a pohodlně pro celkovou skartaci dat. Všechny Vaše dokumenty určené ke skartaci jsou zničeny prakticky během několik minut a vy se dále o nic nemusíte starat. Vše je vyřešeno ze strany s polečnosti, se kterou jste uzavřeli smlouvu. Není to jednoduché?